Le Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (RGPD) entré en application le 25 mai 2018 impose une information transparente, claire et concise lors de la collecte de vos données à caractère personnel.

Le but de la présente politique est de vous informer des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par l’OGEC VINCENT DE PAUL.

I) Identité du Responsable de Traitement

Les données personnelles collectées sont traitées par l’OGEC VINCENT DE PAUL en tant que responsable de traitement.

Coordonnées de la structure :
Nom de l’organisme : OGEC VINCENT DE PAUL
Représentant légal : Monsieur Jérôme VANNIER
Adresse postale : 32 rue Baudimont 62000 ARRAS
Téléphone : 03 21 16 18 00
Mail : rgpd@baudimont.com

Délégué à la protection des données :
Organisme : ACS RGPD – BAUDE DATA PROTECTION
Représentant légal : Monsieur Pierre-Antoine BAUDE
Adresse postale : 7 bis rue du Virval 62100 CALAIS
Téléphone : 06 69 98 33 48
Mail : pa.baude@baudedataprotection.com

II) Traitements, finalités et bases légales des traitements

A. La gestion de la comptabilité

Public concerné : élèves, parents d’élèves, fournisseurs.

Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour : établir le bilan de la structure, établir le budget, gérer les subventions, procéder à la facturation, réaliser des synthèses.

La base légale de ce traitement est le respect d’une obligation légale (article 6-c du RGPD). Données collectées : identité (nom, prénom, coordonnées), informations économiques et financières (RIB pour fournisseurs et parents).

B. La gestion des fournisseurs

Public concerné : fournisseurs.

Les données personnelles collectées sont utilisées pour la gestion des fournisseurs (commandes, réception, exécution du service ou fourniture du bien, factures et paiements). Base légale : exécution d’un contrat (article 6-b du RGPD). Données collectées : identité, coordonnées professionnelles, RIB.

C. La gestion des affaires scolaires

Public concerné : élèves, parents d’élèves.

Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour : pré-inscription et inscription, suivi des services et de la scolarisation, facturation, gestion financière et comptable, recensement des enfants soumis à l’obligation scolaire, gestion de la restauration et des transports scolaires, organisation de voyages, gestion de la plateforme École Directe, gestion administrative et pédagogique (factures, paiements, agendas, cours, emplois du temps, bulletins…).

Bases légales : consentement (6-a), exécution d’un contrat (6-b), respect d’une obligation légale (6-c) et intérêt légitime (6-f). Données collectées : identité de l’élève et des parents, vie personnelle (catégorie socio-professionnelle, situation familiale, informations boursières…), vie scolaire (cursus, résultats…), informations économiques (avis d’imposition, RIB, mandat de prélèvement — pas de conservation des numéros de carte bancaire), données de connexion École Directe, et données de santé strictement nécessaires (état vaccinal, fiche sanitaire, PAI, PPS, allergies après consentement…).

D. La gestion des formations

Public concerné : apprenants, entreprises.

Données utilisées pour : pré-inscription, recrutement et mise en relation avec une entreprise (le cas échéant), création du contrat d’apprentissage, inscription, suivi de formation, communication avec les apprenants, gestion administrative et financière, études internes et enquêtes de satisfaction.

Bases légales : consentement (6-a), exécution d’un contrat (6-b), obligation légale (6-c), intérêt légitime (6-f). Données collectées : identité, vie professionnelle (CV, lettre de motivation, situation au regard de l’emploi, KBIS pour les entreprises…), informations économiques (IBAN, mandat SEPA), vie personnelle (situation familiale, contacts d’urgence), santé (fiche médicale de liaison, situation de handicap).

E. La gestion des dons

Public concerné : donateurs.

Données utilisées pour : gestion des dons (réception, reçus fiscaux), appel au don (contact des précédents donateurs, demandes de dons), envoi de courriers de remerciements. Bases légales : obligation légale (6-c) et intérêt légitime (6-f). Données collectées : identité (nom, prénom, date de naissance, coordonnées, coordonnées du notaire en cas de succession), informations économiques (IBAN).

F. (Le cas échéant) Gestion de la vidéosurveillance

Public concerné : élèves, parents, salariés, visiteurs.

Données utilisées pour assurer la sécurité des biens et des personnes via vidéosurveillance et éviter les intrusions. Base légale : intérêt légitime (article 6-f du RGPD). Données collectées : image du salarié et du visiteur.

G. La gestion du site internet

L’OGEC VINCENT DE PAUL s’engage à ce que les traitements de données personnelles effectués sur ce site soient conformes au RGPD et à la loi Informatique et Libertés.

Finalités et fondements juridiques

Pour les données collectées via le formulaire de réservation du restaurant : base juridique = consentement (article 6-a). Données : nom, prénom, téléphone, mail.

Pour les données collectées via l’espace entreprise : voir D. La gestion des formations.

Destinataires

Vos données sont destinées à l’OGEC VINCENT DE PAUL, éditeur du site et responsable du traitement. Elles sont traitées par les services concernés (inscriptions, web, protection des données). Des sous-traitants peuvent intervenir ponctuellement, de façon strictement encadrée. Les données ne sont jamais communiquées à des tiers à des fins commerciales.

Transferts hors UE

Les données collectées par ce site ne sont pas transférées hors Union européenne. En cas de transfert contractuel, l’OGEC VINCENT DE PAUL s’assure que les destinataires sont basés dans l’UE et conformes au RGPD.

Cookies

Libre choix du visiteur. Toutes les inscriptions respectent le principe de l’opt-in actif et nécessitent une action volontaire de votre part.

1. Qu’est-ce qu’un cookie ? Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal lors de la consultation d’un site Internet. Seul l’émetteur du cookie peut lire ou modifier les informations qu’il contient.

2. Catégories de cookies utilisés :

• Cookies nécessaires au fonctionnement du site (identifiants de session, sécurisation de la connexion, formulaires).
• Cookies fonctionnels (préférences d’affichage, mémorisation de formulaires, mesure de la navigation en temps réel).
• Cookies analytiques (mesure d’audience, rapports d’activité).

3. Durée de conservation : 6 mois pour la conservation du choix de cookies, 13 mois pour les traceurs exemptés de consentement, 25 mois pour les informations obtenues via les traceurs.

4. Paramétrage : vous pouvez gérer les cookies depuis les options de votre navigateur (Internet Explorer, Safari, Chrome, Firefox, Opera). Le blocage de tous les cookies peut limiter l’accès à certains espaces sécurisés du site.

III) Durée de conservation applicable

Vos données ne sont conservées que le temps strictement nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, augmenté le cas échéant des délais légaux de conservation. Si le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement réalisé avant ce retrait.

IV) Destinataires des données à caractère personnel

L’OGEC VINCENT DE PAUL peut transmettre vos données à ses sous-traitants pour la réalisation de ses activités, à ses partenaires et aux organismes légaux. L’établissement s’assure au préalable que ses sous-traitants respectent les obligations du RGPD. Toute demande à des fins statistiques fait l’objet d’une transmission de données préalablement anonymisées. Aucun transfert n’est effectué hors UE et aucune décision automatisée n’est prise.

V) Sécurisation de vos données

L’OGEC VINCENT DE PAUL s’engage à protéger les données personnelles traitées et s’inscrit dans une démarche de sécurisation conforme aux recommandations de la CNIL et de l’ANSSI.

VI) Droits et recours

Conformément aux articles 15 à 21 du RGPD, vous pouvez à tout moment exercer vos droits : accès, rectification, oubli/effacement, limitation, opposition, portabilité.

Cette demande peut être effectuée :

• en contactant l’OGEC VINCENT DE PAUL : rgpd@baudimont.com
• en contactant le Délégué à la Protection des Données : pa.baude@baudedataprotection.com
• directement auprès de l’autorité de contrôle française (CNIL) : https://www.cnil.fr/ ou par téléphone au 03 21 16 18 00.

Votre demande sera traitée dans les délais imposés par la CNIL et le RGPD.